WA-Partners
Biuro rachunkowe

KSeF

Instrukcja krok po kroku dla naszych klientów.
Konfiguracja zajmie około 15 minut.
»
Sekcja 1
F.A.Q
Przeczytaj uważnie
»
Sekcja 2
KSeF
Как сгенерировать сертификат
KSeF Jak wygenerować certyfikat

Krok 1. Logowanie do KSeF.
Przejdź na stronę KSeF: https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/.

Wybierz wygodny sposób logowania:
  • Profil Zaufany (ePUAP)
  • Kwalifikowany podpis elektroniczny
»
Krok 2. Wybór firmy
Wybierz identyfikator „NIP firmy", a następnie wpisz go w polu poniżej.

Krok 3. Potwierdzenie
Kliknij przycisk „Uwierzytelnij".
»
Jeśli nie udaje Ci się zalogować.
Jeśli masz Sp. z o.o., powinieneś/powinnaś był(a) złożyć formularz ZAW-FA, aby uzyskać dostęp do KSeF.

Wszystkim naszym klientom wysłaliśmy e-mail z propozycją pomocy w złożeniu tego formularza. Jeśli nie odpowiedziałeś/aś na wiadomość, proszę, znajdź ją i skontaktuj się z nami.

Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu formularza, napisz do nas na: kontakt@wa-partners.pl

Jeśli nie możesz się zalogować z innego powodu, spróbuj ponownie później — system jest nowy i mogą występować tymczasowe problemy techniczne.

W przypadku innych problemów technicznych skontaktuj się bezpośrednio z pomocą techniczną KSeF.
»
Krok 2
Generowanie certyfikatu

  1. Po zalogowaniu się do systemu, w menu po lewej stronie znajdź i kliknij „Certyfikaty", a następnie wybierz „Wnioskuj o certyfikat".
  2. Nadaj certyfikatowi własną nazwę (np. nazwę Twojej firmy) i ustaw hasło. Koniecznie zapisz hasło — jego odzyskanie nie będzie możliwe.
  3. Po potwierdzeniu hasła kliknij „Generuj".
  4. Po kliknięciu Generuj system zaproponuje pobranie Klucza. (Nazwij go Klucz online) i zapisz w bezpiecznym miejscu.

Uwaga: to jeszcze nie sam certyfikat, a klucz prywatny. Zapisz go w bezpiecznym miejscu — będzie potrzebny przy dodawaniu certyfikatu w SaldeoSMART.
»
5. Teraz wybierz przeznaczenie certyfikatu.

Aby połączyć system z SaldeoSMART, wybierz opcję „Uwierzytelnienie w systemie KSeF".

Wskaż datę aktywacji certyfikatu — dzisiejszą.

Po wybraniu kliknij „Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu".
»
6. Po wysłaniu wniosku pojawi się status „W trakcie przetwarzania".

Po chwili kliknij „Odśwież", aby sprawdzić status — powinien pojawić się zielony znacznik potwierdzający zakończenie procesu.

Teraz pobierz certyfikat, klikając „Pobierz certyfikat", i zapisz go w bezpiecznym miejscu. W nazwie certyfikatu koniecznie podaj „Online", ponieważ dalej będziesz tworzyć drugi certyfikat — „Offline".
»
7. Właśnie wygenerowałeś pierwszy certyfikat — jest on potrzebny do integracji z SaldeoSMART i wysyłania faktur do KSeF.

Teraz musisz utworzyć drugi certyfikat — do podpisu offline. Jest on potrzebny, aby odbiorcy Twoich faktur mogli weryfikować ich autentyczność za pomocą linka, a system poprawnie potwierdzał wystawcę.

Ważne: Powtórz ten sam proces, co powyżej, ale w punkcie 4 (zaznaczonym na zdjęciu cyfrą) pobierz klucz offline, a przy wyborze przeznaczenia certyfikatu wybierz opcję: „Podpis linku do weryfikacji wystawcy" i pobierz certyfikat offline.
»
Sekcja 3
Dodawanie certyfikatów w SaldeoSmart
*Jeśli korzystasz z innej platformy (nie SaldeoSmart), znajdź analogiczną instrukcję dodawania certyfikatów KSeF w dokumentacji Twojego serwisu — ogólna zasada konfiguracji jest taka sama.

Zaloguj się do Saldeo. Przejdź do sekcji „Konfiguracja KSeF".

  1. Znajdziesz ją w prawym górnym rogu strony, w zakładce „Konfiguracja".
»
2. Po kliknięciu otworzy się strona z listą Twoich certyfikatów i tokenów. Kliknij „Dodaj certyfikat".
»
3. Następnie wybierz typ certyfikatu. Najpierw wgraj klucz Online i certyfikat Online. Potem nadaj certyfikatom zrozumiałe nazwy, na przykład: „Certyfikat firmy, Online" i „Certyfikat firmy, Offline", aby łatwiej je odróżnić.

4. Wgraj oba pliki:
  • plik .crt — certyfikat
  • plik .key — klucz prywatny Następnie wpisz hasło, które podawałeś/aś podczas generowania certyfikatu w KSeF.

5. Kliknij „Dodaj". Gotowe.

»
Po skonfigurowaniu integracji:
  • Faktury wystawione w Saldeo będą automatycznie trafiać do KSeF.
  • Saldeo będzie automatycznie pobierać faktury kosztowe z KSeF, dzięki czemu nie będziesz musiał/a za każdym razem logować się do systemu i pobierać ich ręcznie.
»
Ostatni krok
Przejdź do zakładki „Ustawienia".
»
Włącz funkcję Faktury kosztowe. Po aktywacji tej funkcji faktury kosztowe z KSeF będą automatycznie trafiać do Twoich dokumentów w Saldeo. Nie będziesz musiał/a za każdym razem logować się na portal KSeF i pobierać ich ręcznie.

Wskaż datę, od której mają być pobierane dokumenty. Na przykład, jeśli jeszcze nie przekazałeś/aś księgowemu dokumentów za poprzedni miesiąc, możesz podać 1. dzień poprzedniego miesiąca. Wtedy wszystkie faktury kosztowe od Twoich kontrahentów, które już są w KSeF, automatycznie pojawią się w Saldeo.
»
Ważne: Obecnie nie wszystkie firmy korzystają z KSeF, dlatego automatycznie pobrane zostaną tylko te faktury, które już znajdują się w systemie. Na początkowym etapie zalecamy sprawdzanie: które dokumenty zostały pobrane z KSeF, a które masz już osobno. Pozwoli to uniknąć duplikatów. Część dokumentów, tak jak dotychczas, może wymagać ręcznego dodania.

W perspektywie, po 2027 roku, planowane jest, że wszystkie faktury będą znajdować się w KSeF. Oznacza to, że nie będziesz już musiał/a skanować i ręcznie wgrywać faktur kosztowych.

W następnym kroku na dole strony wybierz Faktura kosztowa i Dokument sprzedaży, jak na zdjęciu poniżej, i kliknij „Zapisz".
»
Następnie przejdź do zakładki „Dokumenty" po lewej stronie i wybierz: „Pobierz z KSeF" → „Faktury kosztowe"
»
  1. Wybierz okres, za który chcesz pobrać dokumenty z KSeF do Saldeo.
  2. Zaznacz wszystkie faktury, które pojawią się na liście. Jeśli lista jest pusta, oznacza to, że za wybrany okres nie masz w KSeF żadnych faktur kosztowych.
  3. Po prawej stronie na dole wybierz typ dokumentu — Faktura kosztowa.
  4. Kliknij przycisk „Pobierz".

Po wykonaniu tych kroków wszystkie zaznaczone faktury zostaną pobrane do Saldeo.

Zalecamy sprawdzić, czy te dokumenty nie zostały wcześniej przekazane księgowemu lub nie były już wgrane do Saldeo.
Jeśli nie — możesz spokojnie zostawić je do dalszej pracy.
»
Gratulacje!

Jeśli wykonałeś/aś wszystkie powyższe kroki, Twoja firma jest w pełni gotowa do pracy z systemem KSeF.

W razie pytań pisz na kontakt@wa-partners.pl