KSeF

Шаг 1.
Вход в KSeF.

Перейдите на сайт KSeF:  https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/.

Выберите удобный способ входа:
• Profil Zaufany (ePUAP)
• Квалифицированная электронная подпись

Шаг 2.
Выбор компании

Выберите идентификатор «NIP фирмы», затем введите его в поле ниже.

Шаг 3.
Подтверждение

Нажмите кнопку «Подтвердить» (Uwierzytelnij).

Генерация сертификата

1. После входа в систему, в меню слева найдите и нажмите «Certyfikaty», затем выберите «Wnioskuj o certyfikat».
2. Задайте сертификату своё название (например название вашей компании) и установите пароль.
Обязательно сохраните пароль, восстановить его будет невозможно.
3. После подтверждения пароля нажмите «Generuj».
4. После кнопки Generuj - вам предложит скачать Klucz. (назвите его Klucz online) и сохрание в надежное место.

Обратите внимание, это ещё не сам сертификат, а приватный ключ.
Сохраните его в надёжном месте, он понадобится при добавлении сертификата в SaldeoSMART.

5. Теперь выбираем назначение сертификата.
Чтобы связать систему с SaldeoSMART, выберите опцию
«Uwierzytelnienie w systemie KSeF» (Аутентификация в системе KSeF).
Укажите дату активации сертификата - сегодняшюю.

6. После выбора нажмите
«Отправить заявку на выпуск сертификата».

6. После отправки заявки появится статус «В обработке».

После короткого времени нажмите «Обновить», чтобы проверить статус, должен появиться зелёный статус, подтверждающий завершение процесса.

Теперь скачайте сертификат, нажав «Скачать сертификат», и сохраните его в надёжном месте. В названии сертификата обязательно укажите «Online», поскольку далее вы будете создавать второй сертификат, «Offline».

7. Сейчас вы сгенерировали первый сертификат, он нужен для интеграции с SaldeoSMART и отправки фактур в KSeF.

Теперь необходимо создать второй сертификат, для офлайн-подписания.
Он нужен, чтобы получатели ваших счетов могли проверять их подлинность по ссылке, а система корректно подтверждала выставителя.

Важно:
Повторите тот же процесс, что и выше, только в пункте 4 (на фотографии отмечено цифрой), скачайте ключ offline и при выборе назначения сертификата выберите опцию: «Podpis linku do weryfikacji wystawcy» и скачайте сертификат offline.

*Если вы используете другую платформу (не SaldeoSmart), найдите аналогичную инструкцию по добавлению сертификатов KSeF в документации вашего сервиса — общий принцип настройки остаётся тем же.

Зайдите в Saldeo.
Перейдите в раздел «Конфигурация KSeF».

1. Вы найдёте его в правом верхнем углу страницы, во вкладке «Конфигурация».

2. После нажатия откроется страница со списком ваших сертификатов и токенов.
Нажмите «Добавить сертификат».

3. Затем выберите тип сертификата.
Сначала загрузите Online ключ и Online сертификат.
После этого задайте сертификатам понятные названия, например:
«Сертификат компании, Online» и «Сертификат компании, Offline», чтобы их было легче различать.
4. Загрузите оба файла:
• файл .crt , сертификат
• файл .key , приватный ключ
Затем введите пароль, который вы указывали при генерации сертификата в KSeF.
5. Нажмите «Добавить».
Готово.

Перейдите во вкладку «Ustawienia».

Включите функцию Faktury kosztowe.
После активации этой функции расходные фактуры из KSeF будут автоматически попадать в ваши документы в Saldeo. Вам не нужно будет каждый раз заходить на портал KSeF и скачивать их вручную.

Укажите дату, с которой нужно загружать документы.
Например, если вы ещё не передавали бухгалтеру документы за прошлый месяц, можно указать 1 число прошлого месяца. Тогда все расходные фактуры от ваших контрагентов, которые уже есть в KSeF, автоматически появятся в Saldeo.

Важно помнить:
Сейчас ещё не все компании пользуются KSeF, поэтому автоматически подтянутся только те фактуры, которые уже есть в системе.
На первом этапе рекомендуем проверять:
какие документы подтянулись из KSeF, а какие у вас уже есть отдельно. Это нужно, чтобы избежать дублей. Часть документов, как и раньше, может потребоваться добавить вручную.

В перспективе, после 2027 года, планируется, что все фактуры будут находиться в KSeF. Это значит, что по расходным фактурам вам больше не придётся ничего сканировать и загружать вручную.

На следующем этапе внизу страницы выберите Faktura kosztowa и Dokument spredaży, как на фото ниже, и нажмите «Сохранить».

Затем перейдите во вкладку „Dokumenty” слева и выберите:
„Pobierz z KSeF” → „Faktury kosztowe”

1. Выберите период, за который хотите загрузить документы из KSeF в Saldeo.
2. Отметьте галочкой все фактуры, которые появятся в списке. Если фактур нет, это значит, что за выбранный период в KSeF у вас нет расходных фактур.
3. Справа внизу выберите тип документа, Faktura kosztowa.
4. Нажмите кнопку „Pobierz”.

После этого все выбранные фактуры будут загружены в Saldeo.

Рекомендуем проверить, не передавали ли вы эти документы бухгалтеру ранее и не были ли они уже загружены в Saldeo.

Если нет, можно спокойно оставлять их для дальнейшей работы.